Sekretaris merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung.Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.Mereka biasanya bekerja di belakang meja.Sebagian besar yang menekuni profesi ini adalah wanita.
Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain.
Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.
Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul.Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja.Sebagai seorang sekretaris, harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat bekerja secara professional. Berikut beberapa saran yang bisa Anda lakukan :
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi.Karena posisi ini adalah tangan kanan atasan, maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya.Bukan hanya baik kepada atasan, tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.Ia harus memiliki hubungan interpersonal yang baik, yang mampu mendorong semangat kerja.
3. Mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik.
Jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang menjadikan salah tafsir. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.
4. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Atasan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang atasan.
5. Memahami Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai, agar bisa melakukan pembukuan kantor dengan baik.
6. Menguasai Teknlogi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi juga harus up date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi.
7. Mempelajari Karakter Atasan
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Menguasai Bahasa Asing
Keterampilan ini bisa menjadi nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya, ia akan sering diminta atasan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
9. Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb.Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
10. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis.
Dengan makan makanan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.
11.Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itu, ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
Oleh: AnneAhira.com
SEKRETARIS PROFESIONAL
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.
Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.
Objectives:
1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris
2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi
3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis
4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan
1. TOTAL IMAGE FOR SECRETARY
* Pentingnya Kepercayaan Diri
* Berfikir dan bersikap Positif
* Membangun Citra Diri
2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
* Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
* Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi
* Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
* Komunikasi antara pribadi
3. TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF
* Stress Waktu
* Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi
* Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja
4. TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS
* Macam-macam Pertemuan Bisnis
* Mempersiapkan Pertemuan Bisnis
* Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis
Diposkan oleh rukhani2008 di 20.19
http://rukhani2008.blogspot.com/2008/11/sekretaris-profesional.html
artikel diatas merupakan beberapa hal kecil ruang lingkup kerja seorang sekretaris.
